Карточки документов

Карточка документа содержит в себе документ и параметры для его поиска и автоматической подстановки в любую декларацию. Функция карточек документов позволяет создать и организовать используемые в декларациях документы и задать им критерии для их автоматического добавления в декларацию (поиск и подстановка документа из карточки по артикулу, коду ТН ВЭД и т.д.).

Для того чтобы просмотреть, создать или изменить Карточку документа необходимо перейти с главной страницы Виртуального Офиса нажав на Карточки документов в области Разделы. Также, используя верхнее меню, можно перейти в Карточки документов с любой страницы нажав на пункт Документы. На этой странице можно увидеть (при их наличии) все ранее созданные Карточки документов.

Создание Карточки документа

Добавление Карточки документа вручную

На странице списка Карточек документов нужно выбрать слева вверху пункт меню Добавить карточку. В появившемся окне заполнить нужные поля и нажать кнопку Сохранить. После сохранения вы сможете добавить сведения о товарах для данной карточки с помощью кнопок Добавить сведения и Загрузить сведения из Excel. Так же возможно редактирование документа, настройка поиска, клонирование карточки.

На нашем сайте так же доступно видео с процессом создания и использования Карточки документа.

Загрузка сведений из Excel

На странице списка карточек документов нужно выбрать слева вверху пункт меню Загрузка сведений из Excel. В поле Excel-файл выбрать файл для загрузки, после чего нажать кнопку Закачать.

Рекомендация. Наполнение карточек нужно производить только используемыми в работе данными. Загрузка больших массивов неиспользуемых данных в Карточки документов может приводить к значительному замедлению в работе системы, а в некоторых случаях и невозможности полноценно использовать функционал поиска документов.

К примеру, создание Карточек документов с сертификатами позволяет значительно уменьшить временные затраты при наборе декларации. Допустим, имеется 3 сертификата по 200 артикулов каждый и 50 товаров (с разными артикулами) к каждому из которых необходимо прикрепить подходящий сертификат. При импорте спецификации с товарами в декларацию, необходимые сертификаты добавятся автоматически в товарную позицию. Для этого достаточно один раз создать Карточки документов с сертификатами, указать сроки действия и критерии для автоматической подстановки (в нашем случае по артикулам).

Особенности использования данных из Карточки документа

Обратите внимание! При визуально идентичных критериях для автоматической подстановки, например артикула товара, документ может не распознаваться. Это происходит из-за использования различных символов в артикуле Карточки документа и в загружаемых данных из Excel-спецификации (например: с - русское и c - английское).

Поиск карточек документов производится только при загрузке данных из Excel-спецификации. Для корректной работы поиска в настройках рекомендуем выбирать минимум два критерия из списка (поиск по производителю, товарному знаку, модели…).

Обратите внимание! Поиск осуществляется по каждому выбранному критерию.

Фильтрация данных

В верхней части страницы со списком Карточек документов доступны фильтры для более быстрого поиска: по номеру документа, по торг. марке или производителю, по наименованию товара (обратка), по примечанию, по модели, по артикулу, Активна. Фильтры можно использовать совместно, после заполнения нужно нажать кнопку Применить.